宜昌市委党校:采取流程化管理 做好大型会务保障
时间:2015-09-02 来源:党校工作指导处 作者:宜昌市委党校 曹礼坤、田媛

    近年来,宜昌市委党校积极推进开放办学模式,探索举办短期专题班,扩大社会培训规模,后勤保障面临着班次多、车辆多、会务多和空间少、人员少的“三多两少”局面。在大型会务的组织实施中,总务处认真履行工作职能,坚持问题导向,细化服务流程,强化后勤保障,圆满完成了各项大型会务。

 

    “掌握五清”领任务。根据任务安排,开好协调会,掌握“五清”:会务时间清、地点清、人数规模清、任务性质清、上级要求清。

 

    “三分四定”做准备。充分的会前准备是会务后勤保障的关键。受领任务后,我们迅速抓好落细、落小和落实工作。一是“三分”。抓好服务分组。分成三个组,会务组、交通疏导组、处突组。会务组主要负责会场布置,打扫卫生,备好茶水,检查会务场所的空调、灯具、电路及其他设备。会务组的准备工作提前一天完成,以便留出各级检查、调整的时间。交通疏导组主要联系交警协助校外路段交通指挥,做好校内行车、停车规划与指挥。处突组主要做好人员补位和矛盾纠纷、上访及其他应急情况等的处置。进行任务分工。各分组的工作具体到人,具体到细节,按工作分工具体抓落实,在执行中既分工,又协作。做好情况分析。做好水、电、气等设施设备应急分析;矛盾纠纷等情况分析及处置措施。二是“四定”。即定人,把工作任务具体到人;定位,分清楚会务前期、落实期、恢复期每个人在什么位置,做什么事;定时间,在规定的时间完成规定的事;定原则,主要是分清轻重缓急与主次关系,行动迅速,把握处置原则,维护稳定,确保会务正常运行。

 

    “三步到位”抓实施。会议召开过程中,主要抓好三个步骤。一是巡视到位,由主任牵头,负责服务管理全过程的巡视。二是报告到位,工作人员报告工作进展及设备运行情况;报告会议进展情况,如会务要休息或结束时,及时通报给各服务组,做好相应准备,尤其是在会务结束时,要提前通知各服务组及交警,做好准备。三是处置到位,主要是三种情况的处置,处置会务需求,如差水、水杯、茶叶等,电话通知具体的人,自行处置;处置设备故障,根据故障的类别通知相关的技术人员,如电教设备故障通知图网中心解决;处置纠纷上访问题,由巡视主任召集处突组进行处置,其他工作人员坚守自己的工作岗位,不能出现岗位空白,造成工作被动。

 

    “做好三事”收好尾。一是场地迅速恢复,处于备用状态,以集中人员恢复为主。二是做好会务情况小结。对过程中的好经验、好人好事进行表扬,针对工作存在的问题进行讨论,拿出改进意见。三是通告友邻、协助单位或部门。对相关协作单位口头答谢。

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